■出社
出社したら先ずは元気な挨拶！
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どんな時でも自分が落ち込んでても挨拶だけは無理やりでも笑顔で！
清掃と整理整頓は出社、退社直後の基本です。
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■宅配終了後処理
宅配の終了後、さまざまな対応処理が求められます。
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○在庫確認作業
在庫を毎日きちんと把握してないと発注できません。
●在庫整理票（サンプル用・宅配用・販売用・賞味期限の確認）
○宅配日報確認処理
全コースの重大事有無の確認
事件・事故はなかったか→管理者へ一刻も早く報連相
誤配不配はなかったか→すぐに対応すべきお客様へご連絡
各種用件用紙（伝言メモ）等チェック
日報集金件数と集金明細票照合チェック
宅配スタッフへの業務連絡票返却チェック
商品とり忘れ有無状況
お客様配達順位変更有無チェック
本日の宅配日誌・報連相確認
○パソコン（または管理票等）処理
次回の宅配への日次処理
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■発注処理
発注はすべての受注や変更処理を終了してから。
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発注期日と時間を厳守のこと・・・
○発注〆切り日及び〆切り時間 整理一覧表の作成
○在庫一覧表
○サンプリング在庫状況の確認
○宅配品揃え予定表の作成
○販売スタッフからの受注確認
○営業スタッフからのサンプリング分受注確認
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■各種集金集計処理
入金管理とお客様からの用件伺い集計と言ってもよいでしょう。
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宅配スタッフから・訪問集金から・来店入金・販売売上・来店売上等・・・
○受け箱集金集計
各コースの集金明細表・集金袋の検算と領収書発行
つり銭ありの場合・不足金が生じた場合・各種宅配変更処理の有無確認
○訪問集金主計
入金票と明細票の照合・合計金額つり銭の検算・各種変更連絡事項有無の確認
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■納品確認
納品の確認処理は必ず。
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宅配直前になってから欠品に気がついてもおそすぎます。
万一、発注ミス欠品が生じた場合は・・・
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■お客様対応
一口にお客様対応といってもさまざま！
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既存の戸配客・中止客・見込客・訪問客・取引会社・電話対応・その他
*** 会員ページでは対応マニュアル等がダウンロードできます ***
○既存客から
各種変更受付や商品説明からクレーム対応まで
○中止客
伝言メモや電話・FAXなどでの宅配中止申し出に対する対応
「ただ、はいわかりました」ではダメ→中止理由の確認と提案
→○全商品中止客受付整理一覧表での整理
○見込み客
営業スタッフとの連携→営業スタッフが現在どのエリアを営業しているか等
コミュニケーションを密にとる。
電話で受けた場合
FAXで受けた場合
メールで受けた場合
○来店客・取引客に対する対応
○その他
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■各種スタッフとの連携
営業事務スタッフは各業務スタッフとの連携が必然的に求められます。
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この報連相やシステムの出来が、顧客満足度および経営そのものに関係します。
●販売スタッフとの連携
発注希望表や発注受付表、販売在庫表との照合確認等・・・
●宅配スタッフとの連携
宅配日ごとの業務連絡指示表、宅配スタッフとの双方向業務連絡票等・・・
会わない宅配スタッフとコミュニケーションを密にとる。
宅配日報で宅配員が質問してきたことに対する返答
お客様から電話連絡等でクレームが入った場合等その旨知らせる。
中止客の理由がわかった場合、参考の為にそれを知らせる。
その他、事務側と宅配側の連携を図るように努める。
本日宅配連絡票に記入するか、業務連絡票に記入するかして、宅配員に知らせる。
●営業スタッフとの連携
営業エリア、営業スタッフの予定把握、新規客ソフト情報の共有、成約中止事由の伝達、
紹介客へのサンプリング、希望サンプリング数の把握、その他・・・
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■宅配前準備
誤配・不配防止のすべては宅配前準備にかかわってきます。
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お客様と宅配スタッフとの間をとりもつ正確な情報伝達が必要です。
●宅配連絡表の作成
本日宅配軒数、新規件数、受け箱サイズ個数等指示、チラシ入れ有無、請求書入有無、
業務連絡表枚数確認
品揃え表、コース別宅配日報の添付、変更リスト、配達リスト等・・・
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■訪問集金指示
お客様からの入金管理と集金スタッフへの各種指示と報連相
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集金スタッフからの訪問時に伺った要件等のやりとりが特に大事になってきます。
●コース別未入金一覧表の照会と確認→入金票・領収書等の確認→集金リスト
●集金スタッフから集金明細表→各種連絡事項→宅配準備処理→宅配スタッフ
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